Тема 2. Технология обработки текстовой информации.
1.
Виды
прикладного программного обеспечения.
2.
Классификация
прикладных программ.
3.
Программная
конфигурация вычислительных машин.
4.
Межпрограммный
интерфейс.
5.
Системы
обработки текста, их базовые возможности.
6.
Принципы
создания и обработки текстовых данных.
7.
Текстовый
файл. Формат файла.
8.
Основные
элементы текстового документа.
9.
Текстовый
процессор Microsoft
Word:
назначение и функциональные возможности; интерфейс программы; работа с
документом (создание, открытие, сохранение, печать); редактирование и
форматирование документа.
Классификация программного
обеспечения. Программное обеспечение (ПО)
является необходимой составной частью современных систем обработки данных (СОД).
Без наличия соответствующих программ невозможно использование вычислительной
техники. Бурное развитие современной информационной технологии и расширение
сферы ее применения привели к интенсивному развитию ПО. Еще в 1996 г. мировым
сообществом на программное обеспечение затрачено свыше 110 млрд долларов. Причем
тенденции развития ПО показывают, что динамика затрат имеет устойчивую тенденцию
к росту, примерно 20 % в год.
Программное обеспечение
информационных систем – совокупность программных и
документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных
средствами вычислительной техники.
В зависимости от функций,
выполняемых программным обеспечением, его можно разделить на 2 группы: базовое
(системное) программное обеспечение и прикладное программное обеспечение (по В.
В. Евдокимову). В. М. Брябрин выделяет 3 группы ПО: 1) операционные системы и
сервисные программы, 2) инструментальные языки и системы программирования и,
наконец, 3) прикладное ПО.
Базовое (системное)
ПО
организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную
рабочую среду для прикладных программ. Оно служит для автоматизации
взаимодействия человека и компьютера, организации типовых процедур обработки
данных, контроля и диагностики функционирования технических средств СОД. Базовое
ПО очень тесно связано с аппаратными средствами.
Прикладное
ПО
предназначено для решения конкретных задач пользователя и организации
вычислительного процесса информационной системы в целом. Прикладное ПО
представляет собой совокупность программных продуктов, предназначенных для
автоматизации решения функциональных задач информационной системы. Они могут
быть разработаны как универсальные средства (текстовые редакторы, электронные
таблицы, системы управления базами данных) и как специализированные –
реализующие функциональные подсистемы (бизнес-процессы) объектов различной
природы (экономические, инженерные, технические и т. п.)
Инструментальные языки и
системы программирования могут быть (по мнению
Брябрина) выделены в особую категорию ПО, так как с их помощью создаются все
другие программы. С помощью инструментальных средств создается и прикладное и
базовое ПО, т.е. эта категория программных средств аналогична средствам
производства в промышленности. В нашем случае можно предложить вслед за
Евдокимовым считать этот вид программного обеспечения подклассом базового
ПО.
Для
взаимодействия между программами – клиентами и главной управляющей программой
разработан специальный межпрограммный
интерфейс (программная шина). Он состоит из двух частей - блока общей
(разделяемой) памяти и очередей сообщений. Они создаются при старте главной
управляющей программы и используются программами - клиентами. Через блок общей
памяти сервер распространяет информацию о текущем состоянии системы
управления.
Межпрограммный
интерфейс
– это распределение программного обеспечения на несколько связанных между собою
уровней.
Уровни
программного обеспечения представляют собой пирамиду, где каждый высший уровень
базируется на программном обеспечении предшествующих уровней. Схематично
структура программного обеспечения приведена на рис. 1. Уровни программного
обеспечения представляют собой пирамидальную конструкцию. Каждый следующий
уровень опирается на программное обеспечение предшествующих уровней. Каждый
вышележащий уровень повышает функциональность всей системы. Так, например,
вычислительная система с программным обеспечением базового уровня не способна
выполнять большинство функций, но позволяет установить системное программное
обеспечение.
Базовый
уровень.
Самый низкий уровень программного обеспечения представляет базовое
программное обеспечение. Оно отвечает за взаимодействие с базовыми
аппаратными средствами. Как правило, базовые программные средства
непосредственно входят в состав базового оборудования и хранятся в специальных
микросхемах, называемых постоянными запоминающими устройствами (ПЗУ —
Read Only Memory, ROM). Программы и данные записываются («прошиваются») в
микросхемы ПЗУ на этапе производства и не могут быть изменены в процессе
эксплуатации.
В
тех случаях, когда изменение базовых программных средств во время эксплуатации
является технически целесообразным, вместо микросхем ПЗУ применяют
перепрограммируемые постоянные запоминающие устройства (ППЗУ — Erasable and
Programmable Read Only Memory, EPROM). В этом случае изменение содержания ПЗУ
можно выполнять как непосредственно в составе вычислительной системы (такая
технология называется флэш-технологией), так и вне нее, на специальных
устройствах, называемых программаторами.
Системный
уровень.
Системный уровень — переходный. Программы, работающие на этом уровне,
обеспечивают взаимодействие прочих программ компьютерной системы с программами
базового уровня и непосредственно с аппаратным обеспечением, то есть выполняют
«посреднические» функции.
Конкретные
программы, отвечающие за взаимодействие с конкретными устройствами, называются
драйверами устройств — они входят в состав программного обеспечения
системного уровня.
Другой
класс программ системного уровня отвечает за взаимодействие с пользователем.
Именно благодаря им он получает возможность вводить данные в вычислительную
систему, управлять ее работой и получать результат в удобной для себя форме. Эти
программные средства называют средствами обеспечения пользовательского
интерфейса.
Совокупность
программного обеспечения системного уровня образует ядро операционной системы
компьютера.
Ядро
операционной системы выполняет такие функции: управление памятью, процессами
ввода-вывода, файловой системой, организация взаимодействия и диспетчеризация
процессов, учет использования ресурсов, обработка команд и
т.д.
Служебный
уровень.
Программное обеспечение этого уровня взаимодействует как с программами базового
уровня, так и с программами системного уровня. Основное назначение служебных
программ (их также называют утилитами) состоит в автоматизации работ по
проверке, наладке и настройке компьютерной системы. Во многих случаях они
используются для расширения или улучшения функций системных программ. Некоторые
служебные программы (как правило, это программы обслуживания) изначально
включают в состав операционной системы, но большинство служебных программ
являются для операционной системы внешними и служат для расширения ее
функций.
Классификация
служебных программных средств:
1.
Диспетчеры файлов (файловые менеджеры). С
помощью программ данного класса выполняется большинство операций, связанных с
обслуживанием файловой структуры: копирование, перемещение и переименование
файлов, создание каталогов (папок), удаление файлов и каталогов, поиск файлов и
навигация в файловой структуре.
2.
Служебные данные - Средства сжатия данных (архиваторы).
Предназначены для создания архивов.
3.
Средства просмотра и воспроизведения. Обычно для работы с файлами данных
необходимо загрузить их в «родительскую» прикладную систему, с помощью которой
они были созданы. Это дает возможность просматривать документы и вносить в них
изменения. Но в тех случаях, когда требуется только просмотр без редактирования,
удобно использовать более простые и более универсальные средства, позволяющие
просматривать документы разных типов. 4. Средства диагностики.
Предназначены для автоматизации процессов диагностики программного и аппаратного
обеспечения. Они выполняют необходимые проверки и выдают собранную информацию в
удобном и наглядном виде. Их используют не только для устранения неполадок, но и
для оптимизации работы компьютерной системы.
5.
Средства контроля (мониторинга).
Программные средства контроля иногда называют мониторами. Они позволяют следить
за процессами, происходящими в компьютерной системе. При этом возможны два
подхода: наблюдение в реальном режиме времени или контроль с записью результатов
в специальном протокольном файле.
6.
Мониторы установки.
Программы этой категории предназначены для контроля над установкой программного
обеспечения. Т.к. при установке или удалении программного обеспечения могут
происходить нарушения работоспособности прочих программ. Простейшие средства
управления установкой и удалением программ обычно входят в состав операционной
системы и размещаются на системном уровне программного обеспечения, однако они
редко бывают достаточны. Поэтому в вычислительных системах, требующих повышенной
надежности, используют дополнительные служебные программы.
- Средства
коммуникации (коммуникационные программы).
Они позволяют устанавливать соединения с удаленными компьютерами, обслуживают
передачу сообщений электронной почты, работу с телеконференциями (группами
новостей), обеспечивают пересылку факсимильных сообщений и выполняют множество
других операций в компьютерных сетях.
- Средства
обеспечения компьютерной безопасности.
К этой весьма широкой категории относятся средства пассивной и активной защиты
данных от повреждения, а также средства защиты от несанкционированного
доступа, просмотра и изменения данных.
- Программы
инсталляции (установки).
Предназначены для контроля за добавлением в текущую программную конфигурацию
нового программного обеспечения. Они следят за состоянием и изменением
окружающей программной среды. Простые средства управления установлением и
уничтожением программ содержатся в составе операционной системы, но могут
использоваться и дополнительные служебные программы.
- Средства
коммуникации.
Разрешают устанавливать соединение с удаленными компьютерами, передают
сообщения электронной почты, пересылают факсимильные сообщения и т.п.
- Средства
просмотра и воспроизведения.
Преимущественно, для работы с файлами, их необходимо загрузить в "родную"
прикладную программу и внести необходимые исправления. Но, если редактирование
не нужно, существуют универсальные средства для просмотра (в случае текста)
или воспроизведения (в случае звука или видео)
данных.
Прикладной
уровень.
Программное обеспечение прикладного уровня представляет собой комплекс
прикладных программ, с помощью которых на данном рабочем месте выполняются
конкретные задания. Спектр этих заданий необычайно широк: от производственных до
творческих и развлекательно-обучающих. Огромный функциональный диапазон
возможных приложений средств вычислительной техники обусловлен наличием
прикладных программ для разных видов деятельности.
Классификация
прикладных программных средств:
1.
Текстовые
редакторы.
Основные функции этого класса прикладных программ заключаются во вводе и
редактировании текстовых данных.
2.
Текстовые
процессоры.
Основное отличие текстовых процессоров от, текстовых редакторов в том, что они
позволяют не только вводить и редактировать текст, но и форматировать его, то
есть оформлять.
3.
Графические
редакторы.
Это обширный класс программ, предназначенных для создания и (или) обработки
графических изображений. В данном классе различают следующие категории:
растровые редакторы, векторные редакторы и программные средства для создания и
обработки трехмерной графики (3D-редакторы).
4.
Системы
управления базами данных.
Базами данных называют огромные массивы данных, организованных в табличные
структуры. Основными функциями систем управления базами данных
являются:
·
создание
пустой (незаполненной) структуры базы данных;
·
предоставление
средств ее заполнения или импорта данных из таблиц другой
базы;
·
обеспечение
возможности доступа к данным, а также предоставление средств поиска и
фильтрации.
5.
Электронные
таблицы.
Электронные таблицы представляют комплексные средства для хранения различных
типов данных и их обработки. Основное свойство электронных таблиц состоит в том,
что при изменении содержания любых ячеек таблицы может происходить
автоматическое изменение содержания во всех прочих ячейках, связанных с
измененными соотношением, заданным математическими или логическими выражениями
(формулами).
6.
Системы
автоматизированного проектирования
(CAD-системы). Предназначены для автоматизации проектно-конструкторских работ.
Применяются в машиностроении, приборостроении, архитектуре.
7.
Настольные
издательские системы.
Назначение программ этого класса состоит в автоматизации процесса верстки
полиграфических изданий.
8.
Системы
автоматизированного перевода.
Различают электронные словари и программы перевода языка.
9.
Экспертные
системы.
Предназначены для анализа данных, содержащихся в базах знаний, и выдачи
рекомендаций по запросу пользователя. Характерными областями использования
экспертных систем являются юриспруденция, медицина, фармакология, химия.
Характерной особенностью экспертных систем является их способность к
саморазвитию.
10.
Web-редакторы.
Это особый класс редакторов, объединяющих в себе свойства текстовых и
графических редакторов. Они предназначены для создания и редактирования так
называемых Web-документов (Web-сmpaниц Интернета), Web-документы — это
электронные документы, при подготовке которых следует учитывать ряд
особенностей, связанных с приемом/передачей информации в Интернете.
11.
Браузеры
(обозреватели, средства просмотра Web). К этой категории относится программные
средства, предназначенные для просмотра электронных документов, выполненных в
формате HTML (документы этого формата используются в качестве Web -документов).
12.
Интегрированные
системы делопроизводства.
Представляют собой программные средства автоматизации рабочего места
руководителя. К основным функциям подобных систем относятся функции создания,
редактирования и форматирования простейших документов, централизация функций
электронной почты, факсимильной и телефонной связи, диспетчеризация и мониторинг
документооборота предприятия, координация деятельности подразделений,
оптимизация административно-хозяйственной деятельности и поставка по запросу
оперативной и справочной информации.
13.
Бухгалтерские
системы.
Это специализированные системы, сочетающие в себе функции текстовых и табличных
редакторов, электронных таблиц и систем управления базами данных. Предназначены
для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских документов предприятия и их
учета, подготовки регулярных отчетов по итогам производственной, хозяйственной и
финансовой деятельности в форме, принятой для предоставления в налоговые органы,
внебюджетные фонды и органы статистического учета.
14.
Инструментальные
языки и системы программирования.
Эти средства служат для разработки новых программ. Компьютер "понимает" и может
выполнять программы в машинном коде.
Текстовый
процессор —
вид прикладной компьютерной программы, предназначенной для производства (включая
набор, редактирование, форматирование, иногда печать) любого вида печатной
информации. Иногда текстовый процессор называют текстовым редактором второго
рода.
Текстовыми
процессорами в 1970-е — 1980-е годы называли предназначенные для набора и печати
текстов машины индивидуального и офисного использования, состоящие из
клавиатуры, встроенного компьютера для простейшего редактирования текста, а
также электрического печатного устройства. Позднее наименование «текстовый
процессор» стало использоваться для компьютерных программ, предназначенных для
аналогичного использования.
Текстовые
процессоры, в отличие от текстовых редакторов, имеют больше возможностей для
форматирования текста, внедрения в него графики, формул, таблиц и других
объектов. Поэтому они могут быть использованы не только для набора текстов, но и
для создания различного рода документов, в том числе официальных. Классическим
примером текстового процессора является Microsoft
Word.
Редактирование
текста
Для
поиска и замены текста используется вкладка Главная, группа
Редактирование. Для поиска нужно активировать команду Найти и в
открытом окне поиска и замены ввести искомый фрагмент (символ, слово, текст),
при этом искомый фрагмент выделяется. В настройках можно выставить Выделение
при чтении – Выделить все, тогда найденный фрагмент во всем документе
выделяется желтой заливкой. При необходимости поменять несколько фрагментов
текста, которые неоднократно встречаются, для удобства и экономии времени для
поиска, используется функция Заменить, при этом нужно ввести в поле новый
фрагмент, который необходимо вставить в текст.
Команда
Автозамена служит для исправления ошибок, которые часто возникают при
наборе (опечаток). В словарь автозамены вносятся правильные и ошибочные
написания слов. При вводе ошибочного написания Word автоматически исправляет его
на правильное. Словарь автозамены можно дополнить вручную в диалоговом окне
Параметры Word.
Функцию
Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для
быстрого ввода каких-нибудь часто повторяющихся слов и предложений. Например,
вместо целого предложения можно ввести несколько первых букв и установить для
них автозамену.
Форматирование
текста
Наиболее
распространенные опции для настройки шрифта доступны в группе Шрифт
вкладки Главная ленты меню: размер, гарнитура, начертание шрифта,
цвет текста и фона, регистр. Также здесь есть кнопка Очистить формат. В
диалоговом меню Шрифт, вызываемом нажатием в правом нижнем углу группы
либо выбором соответствующего пункта в контекстном меню выделенного теста,
доступно большее число настроек. Вкладка Шрифт диалогового меню позволяет
изменить гарнитуру, начертание, размер шрифта, цвет текста и добавить
специальные эффекты. Вкладка Интервал позволяет изменить масштаб,
межсимвольный интервал и смещение, установить кернинг.
Группа
Абзац позволяет выполнить настройки абзаца текста: выравнивание,
межстрочный интервал и т.д. Можно отформатировать выделенный текст в виде
нумерованного или маркированного списка, настроить цвет фона и отображение
рамки. Кроме того, в этой группе располагается кнопка Отобразить все
знаки, с помощью которой происходит переход в режим отображения непечатных
знаков.
Диалоговое
меню Абзац вызывается через контекстное меню либо через одноименную
группу вкладки Главная ленты. Вкладка Отступы и интервалы
диалогового меню позволяет изменить выравнивание текста в абзаце, уровень
(для положения в оглавлении), горизонтальные и вертикальные отступы текста
абзаца и красной строки, междустрочный интервал. Вкладка Положение на
странице позволяет контролировать разбивку текста на страницы и задать
исключения форматирования.
В
группе Буфер обмена имеется инструмент Формат по образцу
(пиктограмма – кисточка), который позволяет копировать в буфер обмена
форматирование выделенного фрагмента текста. При этом если выделен абзац текста,
то форматирование абзаца также будет скопировано, в противном случае копируется
только форматирование шрифта. При нажатии кнопки указатель меняет форму, щелчок
указателя на слове или выделение фрагмента текста применяет скопированное
форматирование. Если необходимо скопировать формат не на одно, а на несколько
фрагментов, то следует дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Выход
из режима копирования формата осуществляется по повторному нажатию кнопки либо
нажатию клавиши Esc.
Вкладка
Разметка страницы ленты позволяет настроить свойства страницы: цвет и
границы страницы, ориентацию (альбомная либо книжная), размер, количество
колонок текста и т.д. Может оказаться полезной возможность автоматической
расстановки переносов в словах. Для этого служит выпадающее меню кнопок
Расстановка переносов в группе Параметры
страницы.
Линейка
и табуляция
Также
отступы абзаца и поля страницы можно изменить с помощью индикаторов на
горизонтальной линейке:
Для
отображения либо скрытия линеек можно использовать соответствующий флажок в
группе Показать и скрыть вкладки Вид ленты. Другой способ – нажать
кнопку над вертикальной полосой прокрутки.
Клавиша
клавиатуры Tab позволяет установить дополнительный отступ строки от левого края.
Более широкие возможности табуляции дает создание позиций табуляции на
горизонтальной линейке. Каждое нажатие клавиши Tab смещает текст до очередной
позиции табуляции.
Существует
пять типов табуляции, для каждой из которых предусмотрен свой маркер (Таблица
2). Переключение маркеров осуществляется нажатием на пиктограмму в левой части
линейки. Чтобы поместить маркер на линейку, достаточно щелкнуть в нужном месте
линейки. Для изменения длины отступа маркер можно перетащить указателем. Для
удаления маркера достаточно вытянуть его за пределы линейки, например,
вверх.
Для
управления позициями табуляции удобно использовать диалоговое окно
Табуляция, вызываемое из диалогового окна Абзац нажатием
соответствующей кнопки.
Единицы
измерения в MS Word
Для
корректного задания размеров необходимо знать единицы измерения, используемые в
MS Word. Если речь идет о тексте или интервалах между строками, то размеры по
умолчанию указываются в пунктах (пт). Если же рассматривается размер отступов
абзаца или полей страницы, то в качестве единицы измерения используются
сантиметры (см). В последнем случае единицу по умолчанию можно изменить – в
диалоговом окне Параметры Word во вкладке Дополнительно и группе
параметров Экран.
Тем
не менее, возможно использование следующих единиц измерения: сантиметры (см),
миллиметры (мм), пункты (пт), дюймы("), пики (пк). Word автоматически переведет
из данных единиц в единицы по умолчанию.
Стили
Стилевое
оформление документа позволяет изменять оформление текста всего документа с
учетом типа фрагментов текста: заголовок, элемент оглавления и т.д. В MS Word
имеется библиотека экспресс-стилей, доступ к которой осуществляется через группу
Стили вкладки Главная ленты.
Чтобы
применить стиль к выделенному фрагменту текста, достаточно щелкнуть на
кнопке-эскизе выбранного стиля. При наведении указателя на кнопку-эскиз
выполняется предварительный просмотр выделенного текста в выбранном стиле. Если
нужный стиль не отображается, достаточно нажать кнопку справа, чтобы раскрыть
галерею Экспресс-стили.
Если
выделен фрагмент текста, то стиль применяется к данному фрагменту. Если же был
просто установлен курсор, то диапазон форматирования определяется типом стиля:
абзаца или шрифта. Это можно определить, открыв меню Стили из соответствующей
группы – справа от названия стиля стоит условное обозначение: ¶ - стиль абзаца,
а – стиль шрифта.
Изменить
готовый стиль можно из контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши на
кнопке-эскизе стиля или соответствующей кнопке в меню (диалоговом окне группы)
Стили. При этом имеется возможность обновить выбранный стиль в
соответствии с выбранным фрагментом текста или изменить вручную параметры
форматирования текста. Создание нового стиля выполняется нажатием
соответствующей кнопки в нижней части меню Стили или, при создании стиля
на основе выделенного фрагмента текста, нажатием кнопки в развернутой галерее
Экспресс-стили. Удаление стиля выполняется из контекстного
меню.
Библиотека
стилей MS Word
состоит
из нескольких наборов. Каждый набор содержит стили заголовков различных уровней,
основного текста и цитат, разработанных таким образом, что они оптимально
сочетаются друг с другом.
При
изменении вида документа с помощью наборов экспресс-стилей не нужно менять тип
форматирования или уже примененные стили. Соответствие типов стилей фрагментам
текст останется прежним. Например, стиль заголовка документа будет заменен
другим стилем, предназначенным именно для заголовка
документа.
Для
выбора набора стилей необходимо в группе Стили нажать кнопку Изменить
стиль, а затем – кнопку Набор стилей. Там же можно сохранить
текущий набор экспресс-стилей как новый набор стилей. Сохранение будет выполнено
в виде шаблона MS Word,
из которого набор стилей может быть при необходимости
подгружен.
Списки
и нумерация
В
группе Абзац вкладки Главная ленты предусмотрен набор инструментов
для создания списков: Маркеры, Нумерация, Многоуровневый
список. Для создания списка нужно выделить абзацы, которые нужно сделать
элементами списка, либо установить курсор в нужную позицию и нажать на
соответствующую кнопку. В раскрывающемся меню кнопок можно установить тип
маркера/формат номера.
Отступы
маркера и отступы текста от левого края страницы редактируется индикаторами
линейки. Но для изменения всего списка нужно его предварительно выделить
полностью, в противном случае будут меняться параметры текущего пункта списка.
При
создании многоуровневого списка возможна настройка количества уровней и
обозначений каждого уровня. Для понижения уровня элемента достаточно нажать
клавишу Tab, для повышения – комбинацию Shift+Tab. При каждом
изменении уровня остальные элементы списка автоматически
перенумеровываются.